Gespräche mit Mitarbeitenden effektiv und gelingend gestalten
Dr. Peter-Nahne Jens erläutert, warum Tierärztinnen und Tierärzte Wert auf gute Personalgespräche legen sollten, und zeigt, wie diese gestaltet werden.
Der ehemaligen Landtierarzt und heutige Managementtrainer Dr. Peter-Nahne Jens wird häufig von Tierärztinnen und Tierärzten gefragt, wie man gute Personalgespräche führt. In der Regel folgt daraufhin seine Gegenfrage, ob diese denn überhaupt mit den Mitarbeitenden sprechen. „Die Antwort läuft meist darauf hinaus, dass durch die Arbeitsbelastung und den hektischen Alltag keine Zeit für richtige Gespräche bleibt, aber man sei nett zueinander und spreche auch mal am OP-Tisch“, so Dr. Peter-Nahne Jens. Das zeige auch schon die Problematik des Themas auf. Es sei wichtig, sich im normalen Arbeitsalltag auszutauschen, aber ein kurzer Plausch zwischen zwei Terminen oder beim Kaffeeautomaten ersetze kein vertrauensvolles Gespräch zwischen den TierärtzInnen und ihren Mitarbeitenden.
Dr. Peter-Nahne Jens betont, dass die wirklich wichtigen Themen nicht nebenbei besprochen werden dürfen, und berichtet über seine Erfahrung: „In vielen Tierarztpraxen werden die Mitarbeitenden in Gruppengespräche gerufen, was prinzipiell ein guter Ansatz ist. Aber leider finden diese Gespräche meist in unregelmäßigen Abständen statt und liefern durch eine fehlende Agenda keine Ergebnisse, die dem Team weiterhelfen. Meist entsteht eine nette Plauderrunde aber mehr auch nicht.“ Ein weiteres Problem, dass bei Gruppengesprächen entstehe, ist dass sich hier meist nur die gleichen Menschen aktiv einbringen, während andere in der Beobachterrolle bleiben. Damit Team-Meetings effektiver werden, gibt Dr. Peter-Nahne Jens folgende Tipps: „Die Meetings sollten klar als solche benannt werden und in regelmäßigen Abständen stattfinden, um Ziele zu besprechen und zu reflektieren. Es sollten ebenfalls ein klarer Start- und Endpunkt sowie eine Agenda definiert werden.“ Dennoch sei es für TierärtzInnen notwendig, neben den Team-Meetings unbedingt auch 1:1 Gespräche zu führen.
Zum einen zeigen die Tierärztinnen und Tierärzte mit persönlichen Gesprächen aufrichtiges Interesse und Wertschätzung für ihre Mitarbeitenden – zum anderen erhalten sie einen Einblick, wie sich der Mitarbeitende gerade fühlt und vor welchen Herausforderungen sie oder er steht. „Ist der oder die Mitarbeitende unzufrieden, können Maßnahmen ergriffen werden und es kommt nicht zu einer plötzlichen und überraschenden Kündigung“, ergänzt Dr. Peter-Nahne Jens. Darüber hinaus bieten persönliche Vier-Augen-Gespräche den Vorteil, dass eine klare und direkte Sprache verwendet werden kann. Wer sich in Gruppen-Meetings unsicher sei, ob er gewisse Dinge ansprechen kann, wird dies mit hoher Wahrscheinlichkeit eher in einem 1:1 Gespräch tun. Dr. Peter-Nahne Jens erläutert noch weitere Vorteile: „Im Gegensatz zu Gruppengesprächen stehen hier die individuelle Leistung und das Verhalten im Fokus. Außerdem gibt es die Möglichkeit, die Eigen- und Fremdwahrnehmung abzugleichen, denn oft sehen Vorgesetzte und Mitarbeitende ein und dasselbe Verhalten sehr unterschiedlich. Um dies zu verdeutlichen, empfehle ich das Vier-Farben-Modell von C. G. Jung. Und nicht zuletzt kann besprochen werden, wohin die Reise zukünftig gehen soll.“
Damit Personalgespräche zu Ergebnissen führen, müssen sie vorbereitet werden. Von Seiten der Führungskraft bedeutet das, sich im Vorfeld zu überlegen, was besprochen werden soll. Dies könne unter anderem sein, wie die vergangenen Monate erlebt wurden, welche Ziele angestrebt werden und worin sich die einzelnen Mitarbeitenden noch verbessern können. Die Mitarbeitenden seien ebenso gefragt, sich vorzubereiten und ihre Wünsche und Sorgen zu äußern. „Im Gespräch selbst sollte ein offener Meinungsaustausch stattfinden. Dabei gilt es jedoch zu vermeiden, direkt in den Verteidigungs- oder Rechtfertigungsmodus zu schalten, wenn Kritik angebracht wird. Besser ist, sich das Feedback des Gegenübers anzuhören und erst einmal anzunehmen. Eventuell kann auch ein Nachgespräch vereinbart werden, um genauer auf die einzelnen Punkte einzugehen“, fügt Dr. Peter-Nahne Jens hinzu.
Ein weiterer ausschlaggebender Punkt, um das Gelingen des Personalgespräch zu fördern, sei wo und wie dieses stattfindet. An einem Ort, an dem permanent Kolleginnen und Kollegen vorbeikommen oder es ständig an der Tür klopft, sei eine entspannte Atmosphäre nicht möglich. Auch eine angespannte oder gehetzte Grundhaltung, der ständige Blick auf die Uhr oder Ablenkungen durch das Smartphone und Co. seien kontraproduktiv für ein Gespräch. Wie es besser geht, führt Dr. Peter-Nahne Jens aus: „Sorgen Sie für eine vertrauensvolle Umgebung und nehmen Sie sich die Zeit, um sich wirklich auf Ihren Mitarbeitenden zu konzentrieren. Wenn Sie dann in einer respektvollen, wertschätzenden und ehrlichen Art mit ihm oder ihr sprechen, sind die Ergebnisse meist besser als Sie denken.“
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Personalgespräch durch gute Vorbereitung, ehrliches Feedback und aktives Zuhören einen positiven Effekt erzielen. Werde zudem noch Unterstützung angeboten und die Weiterentwicklung gefördert sowie Kritik angenommen, habe dies einen positiven Effekt auf das gesamte Team und damit die gesamte Praxis. „Und am Ende führen zufriedene Mitarbeitende zu zufriedenen KundInnen und sichern damit auch den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis oder Klinik“, resümiert Dr. Peter-Nahne Jens.